Cuáles son los pasos para registrar en Oficast un conteo de Toma Física?

Antes de dar inicio a una toma física de inventario, asegúrese de lo siguiente

1. Haber registrado todas las transacciones que afecten el inventario: ventas, devoluciones en ventas, compras, devoluciones en compras, ajustes de inventario y transferencias de inventario.
   

2. Evite la existencia de artículos en negativo, en todas las bodegas de inventario.
   

3. Que el inventario, esté en balance, entre el mayor general y el auxiliar.
   

4. Durante el registro de toma física, evite registrar compras, ajustes o cualquier tipo de transacción que afecte los costos.
   

PROCEDIMIENTOS PARA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO:

1. Antes de iniciar la toma física, se le recomienda hacer un respaldo de la base de datos. 
   

   Configuración -> Respaldo de Datos 

2. Genere los reportes necesarios para documentar las existencias previas a la toma física. Consulte a su contador para saber cuáles son.
   

3. Indique al sistema que se inicia un conteo de toma física en la bodega seleccionada.
   

   Configuración -> Toma Física Inicio/Fin
   

4. Imprima el listado para conteo de artículos. Puede imprimirlo previamente; pero debe tomar en cuenta que variaran las cantidades mostradas, en el caso de que sean incluidas en el reporte.
   

   Inventario -> Reportes -> Listado para Conteo de Toma Física
   

5. Registre las cantidades contadas de cada artículo.
   

   Inventario -> Toma física
   

6. En el caso de los artículos que se crean posterior al inicio de la toma física o aquellos cuya cantidad era cero al momento de iniciar la toma física, debe registrar el costo además de la cantidad contada.
   

7. Revisé las diferencias generadas por su toma física. 
   

   En el mismo reporte verifique cualquier dato inconsistente ya que el mismo puede corregirse antes de hacer el cierre de toma física.
   
   Inventario -> Reportes -> Listado de diferencias de toma física
   

8. Antes de cerrar la toma física, se le recomienda hacer un respaldo de la base de datos. 
   

   Configuración -> Respaldo de Datos 
   

9. Indique al sistema que se finalizó el conteo de toma física.
   

   Configuración -> Toma Física Inicio/Fin

10. Genere los reportes necesarios para documentar las existencias al momento de finalizar la toma física. El reporte de diferencias puede ser revisado posteriormente, pero debe tomar en cuenta que los costos van a variar conforme registren transacciones que afecten los mismos.
    

Puntos importantes que debe tomar en cuenta al momento del conteo:

1. Es obligatorio que antes de efectuar una venta, durante la toma física de inventario, las unidades a vender, sean ingresadas en la pantalla de conteo de artículos, como mínimo. Por ejemplo: Si va a vender una Aspirina X, debe ingresarla en la pantalla de conteo.
   

2. El registro debe realizarse por la unidad mínima de empaque, es decir si un producto puede ser vendido por unidad o por caja, entonces, debe registrarlo por unidad.
   

3. Si maneja más de un inventario, los procesos de toma física se hacen por separado para cada bodega de inventario o bodega.