Es posible realizar ajustes al inventario con fechas previas ?

Hacer ajustes al inventario con fechas anteriores en un sistema que utiliza el método de costo promedio puede tener implicaciones importantes, y su recomendabilidad depende del contexto, los controles internos y los objetivos del negocio.

Implicaciones de ajustes con fechas anteriores

1. Impacto en el costo promedio:

   • Si introduces una ajuste con fecha anterior, el sistema recalculará el costo promedio desde esa fecha, lo que puede alterar los costos asignados a las salidas (ventas o consumos) posteriores a esa fecha.

   • Esto puede generar discrepancias en los reportes financieros, márgenes de ganancia y costos de mercancías vendidas, especialmente si las cantidades ajustadas tienen costos significativamente diferentes a los registrados previamente.
     

2. Alteración de registros históricos:

   • Ajustar con fechas anteriores modifica los datos históricos, lo que puede afectar la integridad de los estados financieros y reportes contables. Por ejemplo, si los libros contables ya están cerrados para un período, estos ajustes pueden requerir conciliaciones adicionales o incluso reabrir períodos contables.
     

3. Cumplimiento normativo:

   • Verifique las regulaciones contables. Algunas como las NIIF exigen que los ajustes al inventario se registren en el período actual, salvo que se trate de correcciones de errores materiales. Registrar ajustes con fechas anteriores podría interpretarse como una manipulación de resultados financieros, lo que podría generar problemas legales o fiscales.
     

4. Impacto en la trazabilidad:

   • Oficast, como la mayoría de los sistemas que manejan inventario perpétuo, depende de una secuencia cronológica para mantener la trazabilidad. Ajustes retroactivos pueden complicar auditorías y la reconciliación de movimientos de inventario, especialmente si no se documentan adecuadamente.
     

Recomendaciones

1. Evitar ajustes retroactivos siempre que sea posible:

   • Es preferible registrar ajustes en la fecha actual, utilizando el costo promedio vigente, para mantener la consistencia y evitar distorsiones en los cálculos históricos. Por ejemplo, si se detecta un error en el inventario, registra el ajuste como una entrada o salida en el período actual con una nota explicativa.
     

2. Evaluar la magnitud del ajuste:

   • Si el ajuste es pequeño y no afecta significativamente el costo promedio ni los estados financieros, podría ser aceptable realizarlo con fecha anterior, siempre que se documente adecuadamente.

   • Para ajustes significativos, considera realizar una corrección contable formal (por ejemplo, bajo NIIF 8 para corrección de errores) y consultar con un contador o auditor.
     

3. Implementar controles estrictos:

   • Limita los ajustes retroactivos a usuarios autorizados y establece un proceso de aprobación para garantizar que se realicen solo en casos justificados (por ejemplo, errores de registro o auditorías).

   • Documenta detalladamente el motivo, el impacto y la autorización de cada ajuste.
     

4. Revisar el sistema de inventario:

   • En Oficast, asegúrate de recalcular el costo promedio automáticamente desde el Pefil del artículo, tras un ajuste retroactivo y que genere un registro claro de los cambios.