Registro de asientos

Las transacciones del libro diario se utilizan para registrar la actividad empresarial que no se desea registrar con otros tipos de transacciones, como depósitos o pagos. Generalmente, los asientos de diario se utilizan solo para situaciones especiales, como cuando se necesita registrar la depreciación de los activos o cuando se deben realizar ajustes de fin de año. Cada fila de información en un asiento de diario se denomina partida. Se pueden registrar tantas partidas como se desee en un libro diario, pero se deben incluir al menos dos: una de débito y otra de crédito para compensarla. El total de débitos y créditos en un libro diario debe coincidir antes de que se pueda registrar. Por ejemplo, si hay $100 en créditos, también debe haber $100 en débitos.

Registro de entradas en el diario

1.  En la parte superior de la ventana de registro de asiento vemos:

Asiento #: el sistema asigna, de forma automática, el número de asiento según la secuencia numérica existente.

Fecha: el sistema indica la fecha del día; pero si requiere cambiar la misma, tiene la opción de digitarla.

Memo: este campo se utiliza para anotar una breve descripción del asiento contable a realizar.

2.  La segunda área de registro nos lleva a las columnas:

Cuenta: para indicar la cuenta tiene la opción de digitar el número de la cuenta, si lo conoce, o presionar el botón [Entrar] para que se despliegue el catálogo de cuentas y seleccione la cuenta contable que corresponda.

Nombre: una vez haya seleccionado la cuenta, el nombre de la cuenta se mostrará automáticamente.

Débito y Crédito: indique el monto a afectar.

3.  Conforme va registrando las líneas del asiento, los totales se van actualizando.

[Guardar]: cuando los lados débito y crédito de la cuenta, se encuentren en balance, se habilitará este botón, presione el mismo para guardar la transacción realizada.

[Reversar]:  Desde la pantalla de búsqueda de transacciones puedes ubicar los asientos registrados desde esta pantalla y reversarlos en caso de que sea necesario.  Presionando este botón se genera en pantalla el asiento reversado.  Una vez confirmado presione [Guardar]

Para una auditoría precisa, la mejor práctica es crear un nuevo asiento contable para revertir el incorrecto y, a continuación, crear otro nuevo asiento con la información correcta.

Visualización de entradas del diario

Para ver una lista de los asientos contables realizados durante un período específico, vaya al  menú Libro Mayor  y seleccione  Diario de transacciones. Aparecerá la ventana Buscar transacciones, filtrada para mostrar los diarios generales. A continuación, puede introducir un intervalo de fechas y buscar un asiento contable concreto según su descripción. También puede seleccionar una cuenta para ver los diarios que la contengan. Para ver un asiento contable individual, haga clic en la flecha verde a la izquierda del documento.

Modificar y eliminar asientos del diario

Por lo general, no se deben modificar los asientos contables una vez registrados. En su lugar, es recomendable crear dos asientos nuevos (uno de débito y otro de crédito) para revertir los originales, y luego crear dos asientos nuevos y correctos. Esto proporciona una pista de auditoría más transparente.

Si necesita modificar o eliminar un asiento contable, ábralo haciendo clic en la flecha verde a la izquierda del documento en la ventana de Diario de transacciones  . Modifique el asiento editando su información y luego haga clic en  «Guardar» .

Para eliminar un asiento contable, haga clic en  «Eliminar»  y luego en  «Sí»  en el mensaje de confirmación.